Несколько лет назад, в период эйфории, навеянной бурным ростом Всемирной паутины, я набрела в Сети на Интернет-магазин "Океан+", торгующий алкоголем.

Цены в нем были весьма привлекательными, я даже сделала несколько заказов, а в одной из статей для издания торгового профиля поделилась своим опытом и рассказала о продавцах винно-водочной продукции, применяющих передовые технологии.

И вовсе не думала, что судьба вновь сведет меня с этой компанией, но уже на новом этапе ее развития.

Пример долговременного сотрудничества

Собственно, в роли судьбы в данном случае выступила фирма Тэндо, рассказавшая о своем проекте автоматизации оптовой компании "Океан+" как о весьма успешно развивающемся партнерстве, которому в этом году исполнится семь лет.

Уже в самом начале главными аргументами в пользу выбора системы Тэндо Товародвижение служили ее комплексность и возможность устранить с ее помощью дублирование документов и операций, а также вести анализ состояния товарных и финансовых ресурсов в любой момент времени.

В 1996 г. встал вопрос об автоматизации одного из подразделений торгового холдинга, которое занималось реализацией алкоголя. К этому времени система Тэндо Товародвижение уже была внедрена в других подразделениях холдинга, готовилось к выходу четвертое поколение этой ИС.

Данный продукт был написан под Windows по технологии клиент - сервер и использовал сетевую архитектуру базы данных, что тогда было редкостью.

Параллельно Тэндо подготовила проект доработок, учитывающих специфику торговли алкогольной продукцией (в частности, такие параметры, как год урожая, литраж, страна происхождения).

Одновременно с подготовкой проекта произошла реорганизация холдинга, и внедрение четвертой версии проходило в "Океане+" уже как в самостоятельной фирме.

При реализации проекта была поставлена задача передачи данных и их актуального изменения в режиме online в сторонней бухгалтерской системе, однако решить ее не удалось, так как нарушалась целостность данных, изменения в торговом модуле неоперативно отражались в бухгалтерии и наоборот.

Более того, бухгалтер не видел первичных документов по сделанным проводкам, что существенно затрудняло анализ данных.

"Это привело к тому, - отмечает коммерческий директор компании Тэндо Максим Селиванов, - что мы создали и реализовали собственный бухгалтерский модуль, который не уступает лучшим отечественным решениям и работает с модулем Тэндо Товародвижение в нужном для заказчика режиме online по принципу "Что нового?".

Особенность данной методики заключается в том, что торговый модуль функционирует самостоятельно и передает в бухгалтерию только те первичные документы, которые не были проведены в бухгалтерском модуле; документы же с произведенными изменениями меняют внешний вид проводки в программе, исключая ошибки в отчетности.

Данный вариант гораздо жизнеспособнее и удобнее в использовании".

В 2001 г., когда было готово пятое поколение системы Тэндо Товародвижение, "Океан+" перешел на него одним из первых. Основным отличием пятой версии программного комплекса (она эксплуатируется и сейчас) является единое информационное поле -- все основные модули ("Бухгалтерия", "Зарплата", "Финансовый анализ и планирование") работают на одной базе данных.

Например, документы о поступлении и расходе товаров вводятся в модуле "Товародвижение", а в "Бухгалтерии" по ним создаются бухгалтерские проводки. При этом в системе четко разграничены управленческий, финансовый и бухгалтерский учет. Для передачи информации задействована онлайновая система обмена данными.

В пятом поколении полностью реализована специфика оптовой алкогольной торговли (учет поступлений и реализации акцизных товаров, марок и пр.), вошедшая также в стандартную версию нового поколения "Товародвижения". Таким образом, для компаний, реализующих алкогольную продукцию, в системе предусмотрены:

  • учет номеров и стоимости региональных специальных акцизных марок;
  • учет стоимости акциза товара;
  • печать справок с ТТН (раздел Б и форма Б) при реализации подакцизного товара с акцизными марками;
  • учет уведомлений о получении и реализации акцизного товара с печатью всех необходимых отчетных форм;
  • механизм учета просроченных лицензий у поставщиков и покупателей алкогольной продукции.

Кроме того, автоматически формируется ряд отчетов, отражающих движение алкогольной продукции, для "Москачества", а также декларации по обороту для "Мосалкогольконтроля".

При поступлении заказа оператор выписывает клиенту счет, на основе которого автоматически создается и распечатывается полный портфель документов: накладная, счет-фактура с подобранным с помощью модуля "Документооборот" комплектом справок и сертификатов из электронного банка данных (общий объем таких документов может достигать нескольких десятков страниц).

При этом в момент выписки счета во избежание недобросовестного заказа со стороны покупателя отслеживаются срок действия его лицензии (если покупателю отгружается алкогольная или иная продукция, требующая лицензирования), величина товарного кредита и просрочки платежей по ранее сделанным отгрузкам, допустимые для данного покупателя.

Сегодня и завтра

Штатная эксплуатация пятой версии системы в "Океане+" идет третий год. И результат ее применения уже налицо.

"Сегодня мы полностью контролируем товарные и денежные потоки в компании, -- заявил управляющий этой оптовой фирмой Сергей Докукин. - В любой момент времени несложно получить сведения о состоянии складских запасов и долговых обязательствах.

Возможность оперативно анализировать количество товаров на складе позволила увеличить его пропускную способность в два раза, избавиться от неходовых товаров, а также проводить инвентаризацию без остановки торгового процесса, применяя специализированное оборудование от Symbol, интегрированное компанией "Тэндо" в систему "Товародвижение". Значительно сократилось время обработки заказа и подготовки его к доставке.

Благодаря тому, что система связана с удаленными рабочими местами через Интернет, можно контролировать деятельность подразделений компании в любой точке мира, а с помощью системы электронного документооборота легко обмениваться приходно-расходными накладными как с удаленными магазинами собственной розничной сети, так и с клиентами, у которых эксплуатируется розничный комплекс от "Тэндо".

Одним из главных достоинств интегрированного бухгалтерского модуля является то, что он позволил не только не увеличивать штат бухгалтерии с ростом компании, а даже его сократить, что дало немалый экономический эффект. Система дает возможность осуществлять регулярный мониторинг продаж в розничной сети, а следовательно, обоснованно выставлять планы торговым агентам по оптовой продаже и отслеживать их выполнение по ассортименту и объему.

Кроме того, анализ общих отгрузок и остатков на складе существенно влияет на планы собственного производства.

Так, в течение последнего года на основании данных, полученных с помощью системы, было выявлено, что алкогольные напитки, разлитые в тару меньшего объема, пользуются большим спросом, в результате из оборота было изъято восемь товарных позиций собственного производства (красные и белые полусухие вина в трехлитровых боксах марки "Веселая компания") и введено 10 новых товарных позиций собственного розлива (сортовые вина "каберне", "мерло", "шардоне" на базе аргентинских виноматериалов в двух- и однолитровых боксах).

Анализ оборота показал роль сезонного фактора, которому ранее не придавали существенного значения, что, в свою очередь, кардинально поменяло маркетинговую политику компании в целом.

Сегодня в "Океане+" задействовано 37 рабочих мест, поддерживаемых одним сотрудником, отвечающим за оперативные мероприятия и контакты со специалистами "Тэндо".

Последние в рамках договора комплексного обслуживания обеспечивают бесперебойную работу системы, проводя профилактические мероприятия, обновляя ПО и устраняя возникающие сбои.

"Надежность компьютерной техники и ПО весьма высока, и мы давно не сталкивались с большими проблемами, - отмечает г-н Докукин. - Отсутствие собственного ИT-отдела позволяет нам экономить немалые средства, так как содержание квалифицированных специалистов такого профиля - дорогое удовольствие, мы считаем, что их лучше привлекать со стороны.

Ведь каждый должен заниматься своим делом, а наша главная задача - торговля. Компания "Тэндо" помогает нам контролировать все нюансы бизнеса, не отвлекая наших специалистов от их основной работы".

В ближайшей перспективе торговой фирмы - запуск интегрированного Интернет-модуля, позволяющего обрабатывать в онлайновом режиме заявки как собственной агентской сети, так и клиентов компании.

Работа автономного Интернет-магазина, с которого "Океан+" начинал освоение Web-пространства, сегодня уже не отвечает требованиям времени, его эффективность, оперативность и контролируемость без интеграции с основным программным комплексом очень низки.

Есть также планы по разработке мобильной системы приема и обработки заказов на базе радиотерминалов Symbol и смартфонов. Что ж, остается лишь немного подождать - и вкусные ликеры снова можно будет покупать в "Океане+" через Интернет.

Вверх